“九段秘書”案例的啟示
時間：2013-05-16 14:59 來源：博源集團編者按：
“九段秘書”是一個非常流行的經典案例，被各種管理講座做了多種闡釋和闡發，因為不同的人有不同的視角，總能受到各種啟發。有人說，這里面包含了工作的不同境界，激勵我們向九段的最高境界去努力；有人說，從這里看到的是執行力，它告訴我們怎樣才能將目標變成你希望得到的現實；也有人說，這其中包含了工作的態度，態度決定過程，最終決定結果；還有人說，這個故事告訴我們，工作的標準化、流程化，靠制度、靠機制管事管人，才能取得最佳的管理效益和效果。在一些管理學培訓中，它被演繹為各類管理人員演進、成長的路徑，告訴我們如何工作，如何做人，如何做事。另一方面，看這個案例，意義不在于對號入座，給自己“標價”、“標段”，而在于提醒我們，價值創造的重要性。如果用價值創造來衡量，“段位”越高，工作質量越高，工作成果越大，這就意味著你為企業創造了更多的價值，為社會創造了更多的價值，我們的人生也將因此更有“價值”，會更豐富、更厚重。
這，也是這個案例的“價值”所在。
讓我們一起走進這個經典案例。
總經理要求秘書安排次日上午九點開一個會議。下面是一至九段秘書的不同做法。
一段秘書的做法：發通知——用電子郵件或在黑板上發個會議通知，然后準備相關會議用品，并參加會議。
二段秘書的做法：抓落實——發通知后，再打一通電話與參會的人確認，確保每個人被及時通知到。
三段秘書的做法：重檢查——發通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席情況，也給總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
四段秘書的做法：勤準備——發通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。
五段秘書的做法：細準備——發通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，還先了解這個會議的性質是會？總裁的議題是什么？然后給與會者發去過去與這個議題相關的資料，供他們參考（領導通常都是很健忘的，否則就不會經常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。
六段秘書的做法：做記錄——發通知，落實到人，會前通知，測試了設備，也提供了相關會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）。
七段秘書的做法：發記錄——會后整理好會議記錄（錄音）給總經理，然后請求總經理是否發給參加會議的人員，或者其他人員。
八段秘書的做法：定責任——將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，然后經當事人確認后，形成書面備忘錄，交給總經理與當事人一人一份，并定期跟蹤各項任務的完成情況，并及時匯報總經理。
九段秘書的做法：做流程——把上述過程幫成標準化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據這個流程，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務體系！
同樣是做秘書，同樣是準備開會這樣一個看似簡單的任務，但不同的細致程度和考慮問題的全面性卻決定了人所具有的截然不同的價值，如果將這一價值體現在數字上，就是你值多少錢。
* 一段秘書的做法：發通知 60元
* 二段秘書的做法：抓落實 800元
* 三段秘書的做法：重檢查 1000元
* 四段秘書的做法：勤準備 1500元
*五段秘書的做法：提前量 2000元
* 六段秘書的做法：做記錄 3000元
* 七段秘書的做法：發紀錄 5000元
* 八段秘書的做法：定責任 10000元
* 九段秘書的做法：做流程 30000元
心態決定狀態，習慣決定結果。思維模式決定你能做到什么位置，決定你的工作成果和重要性。無論在哪個崗位，工作都可以做到有成果，關鍵是你想沒想，做沒做。世界上最成功服務企業的優秀員工或管理者身上都能找到高段位秘書的影子！
從以上案例中的九個不同段位的秘書的工作方法我們不難看出，由于對結果的追求程度不同，對于工作理解的不同，對待工作態度的不同，造成了工作執行力的不同，也就是整個工作取得的成果產生了巨大差別。
“九段秘書”的事例不僅僅是針對秘書這個職務，任何崗位和工作都是可以做到極致的。只要你有做到最好的目標和愿望，并為之努力。這不僅應該是工作的信條，也是做人做事都應該遵循的準則。人的價值不是天生的，而是由其自己后天決定的，把時間和精力關注于工作中，人生自然會得到提升，得到升華。
